新人必读，关于降低沟通成本 | 伯特咨询

今天我沟通的对象是进入伯特的新人，无论是否有相关工作经验，以下内容普遍适用，对于新人，大多都会感觉我们公司的规矩多，管理细，比如，一个新人入职和转正期间，行为评估有70多条内容。包括怎么称呼客户，怎么写邮件，怎么发邮件，怎么做表格，如何在项目组内传递信息，如何跟客户交互信息等等。尤其是文本格式，沟通习惯等要求近乎苛刻，他们觉得无足轻重的问题，会被项目经理严肃指出，甚至会因此解除合同，背后吐槽或被认为吹毛求疵。事实上，这个世界上没有人愿意“被改变”，如果我们认为非常重要的细节，新人认为不重要，这种认知差距不改变，工作协作的过程会一直出现问题，所以我大致梳理一下这些规矩的类型，想说明一个结论——伯特咨询很多规矩的底层逻辑是为了降低沟通成本。

规矩一：所有文本，必须做到“过程可高效追溯”

这条规则具体会表现在如下场景，例如：

● 所有的邮件如果相同主题的内容，必须在原邮件上转发；这样收到邮件的人，滚轮可追溯查看整个事件在时间进程中的脉络；

● 原始信息和数据要保留并呈现推导逻辑；比如客户给了一份原始文件，那么原始文件要首先附在第一个Sheet上，然后再展开顾问的逻辑推导与文本加工；涉及外部调研的内容，也要首先说明出处和原始信息及其结构，然后指明借鉴的环节；

● 所有数据的计算、内容的推导必须有明确的文字说明、标识或公式，可以在不当面沟通的情况下，让接收信息的人完整还原信息加工的逻辑与方法；

● 多个文件处理，尽量使用Excel，合理设计多个表单之间的逻辑关系，承前启后，不仅提高数据协同处理效率，也降低信息传递和阅读成本；

● 如果涉及到外部参考资料，需附上所参考资料的原文件或者网址链接，且对该份资料的提取、转化逻辑进行简要说明。

规矩二：必须使用公司文件模板和文件命名法则

● 事实上，伯特很早之前就专门研究过文件命名方法，现在统一要求的文件命名法最大的好处是过程可追溯，同时，最新版肯定在同类文件的最下面，收到文件的人可以清楚地知道这是第几个修改版本，以及是否为最终版；

● 关于文件模板，包括会议纪要、访谈纪要、项目计划、周报告、调研报告、数据推导报告等等，为了让使用者理解，还提供了模板样本，这些文件模板的价值不仅是为了统一形象，更重要的作用就是降低沟通成本，如果公司修改模板，那么大概率也是为了进一步降低沟通成本。人们对着自己熟悉的文本结构会提高阅读速度；人们总是对段间距更加敏感，因为便于一目了然理解一段话的意思；条目阅读成本远低于大段文本；能用表格的尽量用表格；人们对表格的阅读习惯不喜欢看到大量的空格，否则容易造成头脑中的信息割裂；我们正是基于很多这样的细节，持续改进并规范了各种文件模板；

● 相同的文件模板，便于信息复用借鉴，节省了文件排版的时间。对于多人合作的项目组而言，使用文件模板能够显著提升最终交付成果的整合效率，在这种时候“千篇一律”是值得肯定的表现。

规矩三：概念措辞、文本标识、编号法则、甚至内容排序方式，在一个项目组内必须统一

● 这条规则基本针对内部项目管理，在过去很长一段时间里，我们发现，项目组内协作最大的障碍是各自为政，比如，有些人喜欢把特殊信息加个黄底纹，另一些人习惯标识成红字；有些人习惯把岗位称为职位，有些人喜欢写个英文Position；还有一些包括字体字号排版习惯之类的问题，总之，在每个人自己那里，这些概念和标识都是自洽的，但是整合在一起，整个文本乱七八糟，估计神仙下凡来当项目经理也会搞的很烦躁。

● 尽量给概念下文字定义，这样可以帮助大家建立共识，如果你看到已有的概念定义，要无条件按照定义执行，没必要解释你对这个概念不同的理解。本来这个世界上就有各种各样的定义版本，广义的、狭义的、中式的、日式的，无所谓对错，概念是用来支撑后续对话的基础。

● 很多新人来到伯特，总是期待能够在方法论、工具和经验层面获得指导，对这些文本问题感觉毫不重要，完全一副不在乎的样子，甚至屡教不改。我们不想再听到“哦，这个啊，我加上就行”“哦，这个啊，我忘了”“哦，这个改一下很快的”“这个内容当初是我给自己看的，忘了删了”“这个内容当时我没听清楚”“我觉得这样子也差不多”等等。大家都听说过“不想当将军的士兵不是好士兵”，我想说，那些在新人眼中看似没啥了不起且经常遗忘的规则，恰恰是项目经理进行项目管理的军法号令，所以从入行开始，如果能理解这些规则的目的与作用，可以更好地践行，也能为未来高效地管理项目打下基础。

概念澄清并统一措辞，标准化文本格式与标识，这些习惯可以极大地提高项目组成员的协作效率。同样的，所有文本成果到了内部评审和客户汇报交付时，也能够同样发挥因为“千篇一律”所带来的高效统合效果。

规矩四： 按指令执行就是沟通成本最低的路径

● 对新人来说，我们强调理解了要执行，不理解先按照指令执行，但很多实际情况不是这样。新人喜欢在执行的时候加上很多自己的理解与观点（我们觉得可能这是因为他觉得这才是咨询顾问的角色），结果工作交上来，需要大量的解释沟通，如果方向一致当然是好事，但大部分情况下，因为信息不对等，新人自说自话的逻辑往往是行不通的，就会造成返工。

● 学生听懂老师，比老师理解学生更加重要；我不听你解释，不是不尊重，只是没时间；好多新人在被指出工作中的问题点时，习惯出于自我防卫的心理急于解释自己当时是怎么考虑的，这类型沟通内容偶尔会对项目经理有提示、有启发，但更多情况下，绝大部分“解释”是在浪费项目经理的时间。我们鼓励新人自己进行复盘，别人不会因为你的解释而对你的工作能力有任何改观，反而如果每次你都要说一大通，我们会评价你是个沟通成本太高的人。

● 及时沟通确认，确保指令与执行保持一致。勤笔头顶个好记性，要完整记录要求，如果可能，尽快做个成果示例当面再确认一次，按照指令把工作完成是第一要务。如果自己有不同的思路和想法，可以在已经完成指令工作目标的前提下，制作多一个版本的内容，项目经理将很乐意跟你讨论。最不希望看到的情况是因为你有新的思路，所以指令工作你也没做，但新的思路又走不通，这样你就浪费了团队的时间成本。

最后，我想说明，为什么降低沟通成本如此重要。

每家企业，无论大小，都是为了价值创造而存在的，如果企业创造的价值市场上不需要了，或者贬值了，企业就面临亏损甚至倒闭的风险，反之，如果企业创造的价值在市场上供不应求，那么企业就获得了大环境层面的发展壮大的机会，所以说，价值创造是企业的核心使命。而企业管理，其本质就是在风险可控的前提下打造最简单高效的价值创造流程，一切管理方法和举措，都是为了这个目标服务的。对于咨询公司而言，我们是典型的B2B服务，价值创造过程一般都是复杂的，所以合伙人的核心使命是让这个过程变得高效。围绕降低沟通成本，对于新人我们有以上最重要的几点要求，对于成熟的顾问团队，我们还有另外几点要求，主要是针对客户界面的沟通方法。总之，对于咨询公司的业务来说，降低沟通成本就等同于高效，是伯特公司内部管理的核心思想之一，也是很多行为要求的思想根源，希望此文能促成新人的理解与共识，缩短磨合期。

（完）